“الشجرة المستقيمة لا تخاف الموت واقفة”، هذا المثل القديم يذكرنا دائمًا بأهمية الصدق والصراحة. في الحياة، كتابة الرسائل الرسمية تعبر أيضًا عن ذلك، عندما نحتاج إلى التعبير عن رغباتنا أو شكاوانا بوضوح، وعقلانية، واحترام.
1. ما هي كتابة الرسائل الرسمية؟
كتابة الرسائل الرسمية هي تقديم رغبات الشخص، أو اقتراحاته، أو شكواه كتابيًا إلى هيئة أو منظمة أو فرد ذي سلطة. هذه مهارة ضرورية في الحياة، تساعدنا في حل المشكلات التي تنشأ بكفاءة وتحضر.
2. أنواع الرسائل الرسمية الشائعة
2.1. رسالة طلب وظيفة
يستخدم هذا النوع من الرسائل للتقدم لوظيفة معينة. تتضمن رسالة طلب الوظيفة عادةً معلومات شخصية، ومؤهلات تعليمية، وخبرة عمل، وسبب التقدم للوظيفة، والرغبة في العمل في الشركة.
2.2. رسالة طلب منحة دراسية
هو نوع من الرسائل يستخدم لطلب منحة دراسية من المنظمات أو الأفراد أو المدارس … غالبًا ما تشير رسالة طلب المنحة الدراسية إلى الإنجازات الأكاديمية والظروف العائلية والأهداف التعليمية لمقدم الطلب.
2.3. رسالة شكوى
يستخدم هذا النوع من الرسائل لتقديم المشكلات أو الشكاوى أو انتهاكات القانون أو لوائح فرد أو منظمة … يجب أن تقدم رسالة الشكوى بوضوح ودقة وكاملة بالأدلة لتنظر فيها السلطات المختصة وتحلها.
3. خطوات كتابة رسالة رسمية فعالة
3.1. تحديد الهدف والمحتوى بوضوح
الخطوة الأولى، تحتاج إلى تحديد الهدف والمحتوى الرئيسي للرسالة الرسمية بوضوح. يساعدك هذا على التركيز على المشكلة التي تحتاج إلى تقديمها وتجنب الخروج عن الموضوع.
3.2. اختيار الشخص/الهيئة التي تتلقى الرسالة
اعتمادًا على محتوى الرسالة الرسمية، تحتاج إلى اختيار الشخص أو الهيئة المختصة لتلقي رسالتك. على سبيل المثال: يتم إرسال رسالة طلب الوظيفة إلى قسم الموارد البشرية في الشركة، ويتم إرسال رسالة طلب المنحة الدراسية إلى لجنة القبول في المدرسة.
3.3. كتابة الرسالة وفقًا للهيكل القياسي
تتضمن الرسالة الرسمية عادةً الأجزاء التالية:
- العنوان: اذكر نوع الرسالة، والمكان، وتاريخ كتابة الرسالة.
- الجهة المرسل إليها: اذكر اسم الهيئة أو المنظمة أو الفرد الذي يتلقى الرسالة.
- المرسل: اذكر الاسم الكامل، والعنوان، ورقم الهاتف لكاتب الرسالة.
- المحتوى: قدم محتوى الرسالة الرسمية بوضوح وإيجاز ودقة.
- الاقتراح: اذكر رغبات وتطلعات كاتب الرسالة بوضوح.
- التوقيع، مع ذكر الاسم الكامل لكاتب الرسالة.
3.4. التحقق بعناية قبل التقديم
بعد الانتهاء من كتابة الرسالة، تحتاج إلى التحقق مرة أخرى بعناية من المحتوى والقواعد والإملاء وطريقة العرض. تأكد من أن الرسالة الرسمية مكتوبة بوضوح وسهولة الفهم وتعبر عن الاحترام للمتلقي.
4. بعض الملاحظات عند كتابة الرسائل الرسمية
- استخدم لغة رسمية ومهذبة، وتجنب استخدام كلمات غير مهذبة أو مهينة للآخرين.
- قدم المحتوى بإيجاز وتركيز وسهولة الفهم.
- تأكد من أن المعلومات الواردة في الرسالة دقيقة ولديها دليل قاطع.
- تجنب كتابة رسالة رسمية بأسلوب “الاستغاثة” أو “الرجاء”.
- لا تكتب رسالة رسمية ذات طبيعة تشهيرية أو تشوه سمعة الآخرين.
5. الأخطاء الشائعة عند كتابة الرسائل الرسمية
وفقًا لخبير التعليم الدكتور نغوين فان أ في كتابه “مهارات كتابة الرسائل الفعالة”، يرتكب الكثير من الناس بعض الأخطاء الشائعة مثل:
- كتابة رسالة رسمية غير واضحة الهدف.
- استخدام لغة غير مناسبة وغير رسمية.
- تقديم محتوى غير منطقي وغير مدعوم بأدلة قاطعة.
- عدم التحقق بعناية قبل تقديم الرسالة.
6. كيفية كتابة رسالة رسمية فعالة
وفقًا لنصيحة الأستاذة الدكتورة لي ثي ب – خبيرة في علم اللغة، سر كتابة رسالة رسمية فعالة هو:
- تحديد الهدف المراد تحقيقه عند كتابة الرسالة بوضوح.
- تقديم محتوى الرسالة الرسمية بإيجاز وسهولة الفهم.
- استخدام لغة رسمية ومهذبة ومناسبة للأسلوب الإداري.
- حافظ دائمًا على موقف محترم تجاه متلقي الرسالة.
قد يبدو كتابة الرسائل الرسمية بسيطًا، ولكنه يتطلب من الكاتب مهارات ومعرفة معينة. تذكر الملاحظات المذكورة أعلاه لتقديم رسالتك الرسمية بشكل فعال وزيادة فرص حلها وفقًا لرغباتك.
هل تريد معرفة المزيد عن كيفية كتابة الرسائل الرسمية لمواقف محددة؟ تفضل بزيارة موقع “HỌC LÀM” للبحث عن مزيد من المعلومات المفيدة.