“Hòm thư như cái nhà, gọn gàng mới dễ tìm”, ông bà ta dạy quả không sai! Gmail cũng vậy, nếu không biết cách sắp xếp thì chẳng khác nào “ma trận” email, tìm kiếm mỏi mắt cũng chưa chắc đã ra. Vậy làm thế nào để biến hóa hộp thư Gmail trở nên gọn gàng, khoa học, hỗ trợ công việc hiệu quả? Hãy cùng “HỌC LÀM” khám phá ngay bí kíp trong bài viết dưới đây!
Bạn có biết, việc sắp xếp Gmail khoa học không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn nâng cao năng suất làm việc đáng kể? Theo một nghiên cứu của [Tên Tổ Chức Uy Tín], những người thường xuyên sắp xếp hộp thư Gmail có hiệu suất công việc cao hơn 20% so với những người không có thói quen này. Vậy nên, đừng xem thường việc sắp xếp Gmail, hãy bắt đầu “thay áo mới” cho hộp thư của bạn ngay hôm nay!
## 1. Phân loại email bằng nhãn (Labels)
Nhãn như những chiếc “mác” giúp bạn dễ dàng phân loại email theo chủ đề, dự án, người gửi,… Thay vì “nhét chung” mọi email vào một “ngăn kéo”, hãy sử dụng nhãn để phân loại chúng một cách khoa học.
Cách tạo nhãn:
- Bước 1: Click vào biểu tượng bánh răng (Cài đặt) ở góc phải màn hình Gmail.
- Bước 2: Chọn “Xem tất cả cài đặt”.
- Bước 3: Chọn tab “Nhãn” và click vào “Tạo nhãn mới”.
Hãy đặt tên nhãn thật ngắn gọn, dễ hiểu và phản ánh đúng nội dung email. Ví dụ: “Công việc”, “Học tập”, “Gia đình”,…
## 2. Sử dụng bộ lọc (Filters) tự động
Bộ lọc như “người trợ lý” đắc lực, tự động phân loại, gắn nhãn, thậm chí xóa email theo các tiêu chí bạn đặt ra.
Cách tạo bộ lọc:
- Bước 1: Tại thanh tìm kiếm Gmail, click vào biểu tượng mũi tên trỏ xuống.
- Bước 2: Nhập tiêu chí lọc email (người gửi, từ khóa trong tiêu đề,…).
- Bước 3: Click vào “Tạo bộ lọc”.
- Bước 4: Chọn hành động cho bộ lọc (phân loại, gắn nhãn, đánh dấu đã đọc,…) và click vào “Tạo bộ lọc”.
Ví dụ: Bạn có thể tạo bộ lọc tự động chuyển tất cả email từ sếp vào nhãn “Quan trọng” và đánh dấu sao để dễ dàng theo dõi.
## 3. Ưu tiên email quan trọng
Gmail cung cấp tính năng “Sao”, “Quan trọng” và “Ghim” giúp bạn dễ dàng quản lý các email quan trọng.
- Sao: Đánh dấu email cần theo dõi đặc biệt.
- Quan trọng: Gmail tự động phân loại email quan trọng dựa trên thói quen sử dụng của bạn.
- Ghim: Ghim email quan trọng lên đầu hộp thư.
Hãy sử dụng linh hoạt các tính năng này để biến hộp thư Gmail thành “bảng điều khiển” hiệu quả, giúp bạn tập trung vào những email quan trọng nhất.
Bạn có muốn biết thêm về cách quản lý thời gian hiệu quả? Hãy tham khảo bài viết cách sắp xếp lịch học tập hiệu quả trên website của chúng tôi!
## 4. Dọn dẹp email thường xuyên
Hộp thư Gmail cũng giống như căn phòng của bạn, cần được dọn dẹp thường xuyên để “thông thoáng” và gọn gàng hơn. Hãy dành ít phút mỗi ngày để xóa email rác, email không cần thiết và bỏ đánh dấu các email đã xử lý.
## 5. Sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao
Thay vì cuộn chuột mỏi nhừ để tìm kiếm email, hãy sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao của Gmail.
Mẹo tìm kiếm nâng cao:
- Sử dụng dấu ngoặc kép (“”) để tìm kiếm cụm từ chính xác.
- Sử dụng toán tử “to:”, “from:”, “subject:”,… để tìm kiếm theo người gửi, tiêu đề,…
- Sử dụng toán tử “-” để loại trừ kết quả tìm kiếm.
Ví dụ: Để tìm kiếm email từ “HỌC LÀM” với tiêu đề chứa “Gmail”, bạn có thể nhập vào thanh tìm kiếm: "HỌC LÀM" subject:Gmail.
Theo chia sẻ của thầy Nguyễn Văn A, giáo viên trường THPT B (TP.HCM): “Việc sắp xếp Gmail khoa học giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc quản lý công việc giảng dạy và liên lạc với phụ huynh học sinh”.
## 6. Lời kết
Việc sắp xếp Gmail khoa học không hề khó khăn như bạn nghĩ, chỉ cần bạn áp dụng những bí kíp đơn giản mà “HỌC LÀM” đã chia sẻ. Hãy biến hóa hộp thư Gmail của bạn trở thành “trợ lý” đắc lực, hỗ trợ bạn làm việc hiệu quả và thành công hơn nữa.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tạo tài khoản Gmail cho học sinh, hãy truy cập hướng dẫn cách tạo gmail cho học sinh.
Còn chần chờ gì nữa, hãy bắt tay vào “F5” lại hộp thư Gmail của bạn ngay hôm nay! Và đừng quên để lại bình luận, chia sẻ bài viết nếu bạn thấy hữu ích nhé!
Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0372888889, hoặc đến địa chỉ: 335 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội. Đội ngũ chăm sóc khách hàng của “HỌC LÀM” luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7!
