“Công việc như tấm lưới, càng dày càng khó thoát”, câu tục ngữ xưa đã nói lên nỗi lòng của biết bao người khi đối mặt với núi công việc. Vậy làm sao để quản lý công việc hiệu quả, không bị “vướng mắc” trong guồng quay hằng ngày? Hãy cùng HỌC LÀM khám phá những bí kíp chinh phục mọi thử thách nhé!
Bí mật của quản lý công việc hiệu quả
1. Lên kế hoạch chi tiết như “lập kế hoạch đi đánh giặc”
Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao “lập kế hoạch đi đánh giặc” lại trở thành một câu thành ngữ nổi tiếng? Bởi vì kế hoạch là kim chỉ nam, giúp ta định hướng và đạt được mục tiêu.
Theo lời chia sẻ của chuyên gia quản lý thời gian Phùng Thanh Tùng, tác giả cuốn sách “Nghệ thuật quản lý thời gian hiệu quả”, “Kế hoạch là yếu tố then chốt để kiểm soát công việc. Nó giúp bạn xác định rõ ràng những gì cần làm, khi nào cần làm và cách làm”.
Để lên kế hoạch hiệu quả, bạn cần:
- Xác định mục tiêu: Mục tiêu rõ ràng, cụ thể giúp bạn tập trung vào những việc cần thiết, tránh lãng phí thời gian vào những thứ không liên quan.
- Phân chia công việc: Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý và theo dõi tiến độ.
- Ưu tiên công việc: Dùng phương pháp Eisenhower Matrix hoặc Pareto Principle để sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, tập trung vào những việc quan trọng nhất.
- Thiết lập thời gian hoàn thành: Gắn thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.
- Theo dõi và đánh giá: Đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
2. Sử dụng công cụ hỗ trợ “như hổ mọc thêm cánh”
Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý công việc như một “bảo bối” giúp bạn tối ưu hóa thời gian và hiệu quả.
- Ứng dụng quản lý công việc: Google Calendar, Trello, Asana, Todoist…
- Công cụ ghi chú: Evernote, Google Keep, Notion…
- Hệ thống quản lý email: Gmail, Outlook…
- Phần mềm họp trực tuyến: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams…
Hãy lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của bạn.
3. Xây dựng thói quen làm việc khoa học
Thói quen là “nếp sống”, giúp bạn tự động hóa hành vi và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Thiết lập giờ làm việc: Giữ giờ giấc đều đặn, tạo thói quen làm việc hiệu quả hơn.
- Ngắt kết nối: Tách biệt thời gian làm việc với thời gian nghỉ ngơi, tránh bị xao nhãng.
- Làm việc theo khối: Chia nhỏ thời gian làm việc thành các khối 25 phút, kết hợp với thời gian nghỉ ngơi ngắn.
- Kiểm soát sự tập trung: Sử dụng kỹ thuật Pomodoro, loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng như mạng xã hội, email…
- Tập trung vào một việc: Hoàn thành một nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác.
Một câu chuyện về quản lý công việc hiệu quả
Một người đàn ông bận rộn đang cố gắng quản lý công việc hiệu quả
Anh Nam, một người đàn ông bận rộn với công việc kinh doanh, luôn cảm thấy bị “bủa vây” bởi khối lượng công việc khổng lồ. Anh thường xuyên bị stress, làm việc đến khuya nhưng hiệu quả không cao. Một lần, anh tình cờ gặp gỡ chuyên gia Nguyễn Văn Minh, tác giả cuốn sách “Kinh doanh hiệu quả – Bí quyết thành công”. Chuyên gia Minh đã chia sẻ với anh Nam những bí mật quản lý công việc hiệu quả, bao gồm: lên kế hoạch chi tiết, sử dụng công cụ hỗ trợ, xây dựng thói quen làm việc khoa học.
Anh Nam đã quyết định thay đổi phương thức làm việc. Anh bắt đầu lên kế hoạch chi tiết, phân chia công việc theo mức độ ưu tiên, sử dụng ứng dụng quản lý công việc và thiết lập giờ giấc làm việc cố định. Kết quả là, công việc của anh Nam trở nên hiệu quả hơn, anh có nhiều thời gian dành cho gia đình và sở thích cá nhân.
Lưu ý tâm linh:
Theo quan niệm tâm linh của người Việt, “trời sinh voi, trời sinh cỏ”, mỗi người đều có những nhiệm vụ, trách nhiệm riêng.
- Việc quản lý công việc hiệu quả giúp ta hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đồng thời mang lại lợi ích cho bản thân và xã hội.
- Nên giữ thái độ tích cực, lạc quan khi làm việc, tránh suy nghĩ tiêu cực, stress.
Gợi ý bài viết liên quan:
- Cách học động từ bất quy tắc nhanh
- Cách để đi du học Hàn Quốc cần những gì?
- Cách học 50 bộ thủ tiếng Trung
Hãy hành động ngay!
Quản lý công việc hiệu quả là một quá trình đòi hỏi sự nỗ lực và kiên trì. Hãy bắt đầu bằng việc áp dụng những bí kíp mà HỌC LÀM đã chia sẻ.
Liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0372888889 hoặc đến địa chỉ: 335 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội để được tư vấn và hỗ trợ. Chúng tôi có đội ngũ chuyên viên tư vấn, sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình chinh phục mọi thử thách!
