Bạn từng thấy cảnh tượng sau cuộc họp, mọi người đều thở phào nhẹ nhõm, nhưng riêng bạn lại “toát mồ hôi hột” vì loay hoay với đống giấy tờ, không biết phải ghi chép như thế nào cho đủ đầy thông tin? Hay bạn luôn “lạc lõng” trong những cuộc họp bởi không nắm rõ nội dung và kết quả? Nếu vậy, bạn đã đến đúng chỗ rồi! Bài viết này sẽ giúp bạn “chinh phục” kỹ năng viết biên bản họp, biến bạn từ “tay mơ” thành “cao thủ” chỉ sau vài phút đọc.
Biên Bản Họp: “Cây cầu” nối liền lời nói và hành động
Cũng như câu tục ngữ “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”, biên bản họp là “cây cầu” kết nối những lời nói, ý kiến, quyết định được đưa ra trong cuộc họp, đảm bảo thông tin được lưu giữ, truyền đạt rõ ràng và chính xác.
“Bí Kíp” Viết Biên Bản Họp “Chuẩn” Theo 7 Bước
Bước 1: Ghi rõ thông tin cơ bản
Cũng như mọi cuộc hành trình đều cần có điểm xuất phát, biên bản họp cần ghi đầy đủ thông tin về cuộc họp như:
- Tên cuộc họp: Tên cuộc họp cần phản ánh chính xác chủ đề, mục tiêu của cuộc họp.
- Thời gian, địa điểm: Giúp xác định rõ ràng thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp.
- Người chủ trì: Xác định rõ ràng người chủ trì cuộc họp.
- Thành phần tham dự: Ghi rõ danh sách những người tham dự cuộc họp.
Bước 2: Ghi chép đầy đủ nội dung cuộc họp
“Tâm bất biến giữa dòng đời vạn biến”, nội dung cuộc họp là “lòng” của biên bản họp, cần ghi chép đầy đủ, chính xác và khách quan nội dung thảo luận của cuộc họp.
- Lưu ý: Nên sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc, tránh những từ ngữ mơ hồ, thiếu chính xác.
Bước 3: Ghi rõ kết quả cuộc họp
Kết quả cuộc họp là phần quan trọng nhất, thể hiện những quyết định, kết luận, thống nhất được đưa ra sau khi thảo luận.
- Lưu ý: Nên trình bày kết quả theo từng vấn đề thảo luận, rõ ràng, dễ hiểu.
Bước 4: Ký tên xác nhận
“Giấy trắng mực đen”, phần ký tên xác nhận là minh chứng cho sự thống nhất, đồng thuận của những người tham dự cuộc họp.
- Lưu ý: Nên ghi rõ họ tên, chức danh của những người ký tên xác nhận, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Bước 5: Lưu trữ biên bản
“Của người dùng, không thể bỏ quá vài năm”, việc lưu trữ biên bản họp là vô cùng cần thiết, giúp tra cứu, kiểm tra lại nội dung và kết quả của cuộc họp khi cần thiết.
- Lưu ý: Nên lưu trữ biên bản họp theo từng loại, từng thời gian, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.
Bước 6: Chia sẻ biên bản họp
“Mưa rơi xuống dòng, suối tràn ra biển”, chia sẻ biên bản họp giúp thông tin được lan tỏa rộng rãi đến những người liên quan, đảm bảo sự minh bạch, công khai và hiệu quả.
- Lưu ý: Nên chia sẻ biên bản họp một cách kịp thời, chính xác, đảm bảo mọi người đều nắm rõ nội dung và kết quả của cuộc họp.
Bước 7: Luyện tập thường xuyên
“Có cày có gặt”, muốn viết biên bản họp “chuẩn” thì cần phải thường xuyên luyện tập.
- Lưu ý: Nên tham gia các cuộc họp, ghi chép đầy đủ nội dung, sau đó tự soạn thảo biên bản và tự đánh giá, chỉnh sửa cho phù hợp.
Các Câu Hỏi Thường Gặp Khi Viết Biên Bản Họp
1. Làm sao để viết biên bản họp ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ thông tin?
- Lời khuyên: Nên sử dụng những câu văn ngắn gọn, rõ ràng, tránh những câu văn dài dòng, rườm rà.
2. Làm sao để phân biệt được nội dung thảo luận và kết quả cuộc họp?
- Lời khuyên: Nên sử dụng các tiêu đề, mục lục để phân chia rõ ràng nội dung thảo luận và kết quả cuộc họp.
3. Làm sao để viết biên bản họp một cách khách quan, tránh những ý kiến chủ quan?
- Lời khuyên: Nên ghi chép đầy đủ nội dung thảo luận của tất cả mọi người, tránh bỏ sót những ý kiến quan trọng.
Cân nhắc: Những Mẫu Biên Bản Họp “Chuẩn” Cho Bạn
Mẫu biên bản họp chuẩn
“Học Làm” Cùng Nâng Cao Kỹ Năng Viết Biên Bản Họp
Hãy nhớ rằng, việc viết biên bản họp không chỉ là ghi chép lại những gì đã diễn ra mà còn là một kỹ năng quan trọng giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm và hiệu quả trong công việc.
Hãy cùng “Học Làm” để biến kỹ năng viết biên bản họp thành “vũ khí” lợi hại giúp bạn “chinh phục” mọi cuộc họp!
Bạn còn câu hỏi nào khác? Hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn chuyên nghiệp về kỹ năng viết biên bản họp: Số Điện Thoại: 0372888889, hoặc đến địa chỉ: 335 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.
Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7, sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình chinh phục thành công!